SAMAN is een installatiebedrijf dat zich richt op duurzame energieoplossingen. Voor klanten die een warmtepomp aanschaffen, verzorgt Saman de volledige subsidieaanvraag bij de RVO. Maar hoe voorkom je dat dit administratieve proces kostbare tijd van vakspecialisten opslokt?
De Uitdaging
Voor elke warmtepomp moet een ISDE-subsidieaanvraag worden ingediend bij de RVO. Dit was tot voor kort een volledig handmatig proces: informatie uit verschillende documenten halen, inloggen op de RVO-website, en stap voor stap alle velden invullen. Per aanvraag kost dit ongeveer 20 minuten.
Op zich geen ramp voor één formulier, maar wanneer je wekelijks tientallen warmtepompen installeert, stapelt de administratieve last zich snel op. Tijd die technici en administratief medewerkers liever besteden aan klantcontact of installatiewerkzaamheden.
De wens was duidelijk: behoud de kwaliteit en nauwkeurigheid van de aanvragen, maar maak het proces sneller en toegankelijker voor het hele team.
De Oplossing
Wij ontwikkelden een AI-tool die speciaal is afgestemd op het subsidieaanvraag proces van de RVO. De tool neemt de repetitieve handelingen over en laat medewerkers zich focussen op controle en afronding.
Hoe het werkt:
- Documentverwerking: De AI leest de aangeleverde documenten uit (zoals offerte, installatierapport en klantgegevens) en herkent automatisch de benodigde informatie.
- Automatisch invullen: De assistent navigeert door de RVO-website en vult alle velden zelfstandig in met de juiste gegevens.
- Menselijke controle: Een medewerker controleert de ingevulde gegevens en rondt de aanvraag definitief af.
Door deze aanpak blijft de kwaliteit gewaarborgd, terwijl het leeuwendeel van het handwerk wordt geautomatiseerd.
Resultaten
75% tijdsbesparing - Van 20 minuten naar 5 minuten per aanvraag, inclusief controle
Bredere inzetbaarheid - Doordat de tool automatisch invult, kunnen meer collega's met een korte instructie aan de slag
Schaalbaarheid - Bij groeiende aantallen warmtepomp-installaties blijft de administratieve last beheersbaar
Focus op vakmanschap - Medewerkers kunnen hun tijd besteden aan klantcontact en installatiewerkzaamheden in plaats van formulieren invullen
Foutreductie - Consistente verwerking van gegevens vermindert het risico op typefouten of vergeten velden
"De AI-assistent neemt het repetitieve werk uit handen, zodat ons team zich kan focussen op wat we het beste kunnen: duurzame installaties realiseren voor onze klanten.
Gebruikte Technologieën
Wil jij dit resultaat ook?
Wil je ook jouw subsidieproces of formulierbeheer automatiseren? Zullen we samen kijken hoe AI repetitieve administratie kan overnemen? Neem contact met ons op voor een demo.
Plan jouw AI-scanWilt u ook dit soort resultaten behalen?
Ontdek hoe DeltaFlow AI uw bedrijf kan helpen met praktische AI-automatisering.